Oda / Borsalar İçin Danışmanlık Hizmetleri

ODA/BORSALAR İÇİN ISO 9001 KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ DANIŞMANLIĞI

Amaç: Oda/borsaların vermiş oldukları hizmetleri ve bu hizmetlerin sağlıklı bir biçimde gerçekleştirilmesi için yürütülen faaliyetleri, süreç yaklaşımı içerisinde belirlemek.

Belirlenen bu hizmet ve faaliyetlerin uygulama aşamalarını (yöntemini) dokümante ederek, hizmet ve faaliyetleri kişilerden bağımsız hale getirmek yani oda/borsayı kurumsallaştırmak için bir Yönetim Sistemi oluşturmak.

TOBB Oda/Borsa Akreditasyon Sisteminin kalbi olarak nitelendirilen “Kalite” maddesi ile kurulması planlanan ISO 9001 Toplam Kalite Yönetim Sistemi oda/borsanın kurumsallaşmasını sağlayacak yegâne araç olarak değerlendirilmektedir.

Oda/borsalarımızda ISO 9001 Toplam Kalite Yönetim Sistemi hazırlıklarının hem ISO 9001’i hem de Oda/borsacılığı iyi bilen uzmanların denetiminde yürütülmesi kritik öneme sahip bir karardır.

Yöntem: Oda/borsalarımızda ISO 9001 Toplam Kalite Yönetim Sistemi kurulması sürecinde verilecek danışmanlık hizmeti aşağıdaki adımları içermektedir.

Tüm adımlarda Danışman ile oda/borsanın Kalite sorumlusu, Genel Sekreterin koordinasyonunda, telefon ve elektronik posta gibi araçlarla sürekli iletişim halinde bulunur.

Danışman,  1.1. ve 6. maddelerinin gerekleri olan “etkileşimli eğitim” ve “Kalite El Kitabı”nın hazırlanması için oda/borsaya en az iki defa ziyaret gerçekleştirir.

Bu maddelerin dışındaki maddeler için de, talep gelmesi durumunda ve/veya gerektiğinde danışman oda/borsayı ziyaret edecektir.

Bunların dışında, danışman ISO 9001 Toplam Kalite Yönetim Sisteminin dokümantasyonu ile ilgili diğer çalışmaları kendi mekânında yürütecektir.

ADIMLAR:

1.       HAZIRLIK ÇALIŞMALARI:

1.1.             Toplam Kalite Yönetim Sisteminin sahiplenilmesinin sağlanması (Yöneticilere ve çalışanlara ayrı ayrı eğitim verilmesi): Sistem nedir? Yönetim Sistemi nedir? Kurumsallaşma nedir? Çağdaş Yönetim anlayışı nasıl olmalıdır? Kurumsal Yönetim nedir? Oda/borsaların varlık sebepleri nedir? TOBB Oda/borsa Akreditasyon Sistemi ve Felsefesi nedir? ISO 9001:2008 Standardı nedir? Standardın maddeleri nelerdir? Neden ISO 9001? Sorularının yanıtlarının tartışmalı biçimde alınacağı etkileşimli eğitim.

1.2.             Toplam Kalite Yönetim Sisteminin kurulması için gerekli ihtiyaçların tespiti: Gerekli olan eğitim, danışmanlık, veri ve kaynak ihtiyaçlarının belirlenmesi.

1.3.             Toplam Kalite Yönetim Sisteminin kurulmasına yönelik İiş-zaman planının hazırlanması

2.       SİSTEMİN TASARLANMASI: Oda/borsada verilen hizmetlerin ve bu hizmetlerin sağlıklı biçimde sunulması için gerçekleştirilen faaliyetlerin tek tek belirlenmesi, belirlenen hizmet ve faaliyetlerin, süreç yaklaşımı prensibi çerçevesinde ana ve alt süreçlere ayrıştırılması ve bu süreçlerin ilişkilerinin belirlenmesi

3.       HİZMETİN PLANLANMASI: Oda/borsaların üyelerine sunduğu hizmetlerin bütünsel ve hiyerarşik yapı içerisinde niteliklerinin (süreç, prosedür, talimat gibi) belirlenerek ilişkilerin tanımlanması

4.       İHTİYAÇ DUYULAN DOKÜMANLARIN BELİRLENMESİ VE OLUŞTURULMASI: Sistemin tasarlanması ve hizmetin planlanması adımlarında ortaya çıkan doküman (Süreç, Prosedür, Talimat, İş Akışı, Plan, Form, Liste, Şema gibi) ihtiyaçlarının belirlenmesi ve ilgili dokümanların, uygulamayla tutarlı bir biçimde hazırlanması.

5.       ZORUNLU DOKÜMANLARIN HAZIRLANMASI: ISO 9001:2008 Toplam Kalite Yönetim Sisteminin gerekli kıldığı (Dokümanların Kontrolü, Kayıtların Kontrolü, İç Tetkik, Düzeltici ve Önleyici Faaliyet ve Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürleri) dokümanların Oda/borsanın hizmet bütünlüğünü bozmayacak biçimde hazırlanması

6.       KALİTE EL KİTABININ HAZIRLANMASI: Oda/borsada kurulan ISO 9001 Toplam Kalite Yönetim Sisteminin özet biçimde tanıtıldığı doküman olan Kalite El Kitabının hazırlanması.

7.       ÖLÇME VE İZLEME YÖNTEMİNİN BELİRLENMESİ: Oda/borsalarda kurulan ISO 9001 Toplam Kalite Yönetim Sisteminin Sürekli İyileştirilmesini garanti altına alacak, ölçme ve izleme yönteminin belirlenerek dokümante edilmesi.

 


 

ODA/BORSALAR İÇİN TOBB ODA/BORSA AKREDİTASYON SİSTEMİ DANIŞMANLIĞI

Oda ve Borsaların hizmet kalitelerinin geliştirilmesi için TOBB tarafından geliştirilmiş olan “TOBB Oda/Borsa Akreditasyon Sistemi”ne dâhil olabilmek için oda ve borsalarımız belli bir süreçten geçmek zorundadırlar.

Dolayısıyla, bu sürecin iyi bir biçimde yönetilmesi gerekmektedir. Bu süreci iyi yöneten oda ve borsalarımız; Akreditasyon Sisteminin gereklerini gerçekten uygulayan ve içselleştiren oda borsalarımız olarak; gerçek anlamda çağdaş hizmet anlayışıyla hizmet veren oda ve borsalarımız olacaklardır.

Bu anlamda Akreditasyon belgesi bir “amaç” değil bu değişim ve dönüşümü simgeleyen bir “araçtır”.

Bu süreç boyunca oda ve borsaların;

ü  Kurumsallaşma (Toplam Kalite Yönetim Sistemi –ISO9001-),

ü  İş Planı ve Yönetimi (Stratejik Planlama),

ü  İnsan Kaynakları Yönetimi (Performans Yönetimi),

ü  Üye İlişkileri Yönetimi,

ü  Mali Yönetim,

ü  Bilgi Teknolojileri Yönetimi,

gibi konuları kurumlarında oluşturarak, uygulamaları ve içselleştirmeleri gerekmektedir.

Bu da ciddi bir süreç olup, oda ve borsalarımızın bu değişim ve dönüşüm süreçlerinde, her bir konuyu birbirinden bağımsız konularmış gibi düşünüp hareket etmeleri ve uygulamaya çalışmaları, başarıya ulaşmalarını engelleyen bir unsur olacaktır.

Dolayısıyla, yukarıda bahsedilen konular başta olmak üzere, her bir konu hakkında bilgisi olan ve tüm bu konuları “hizmette verimlilik” prensibi çerçevesinde birleştirebilen ve Akreditasyon Sistemine bütüncül olarak yaklaşabilen bir danışmanlık hizmetinin alınıyor olmasının ciddi bir katma değer sağlayacağı muhakkaktır.

 

Amaç: TOBB Oda/borsa Akreditasyon Sistemine dâhil olmak isteyen oda/borsalarımızın, bu süreçte ihtiyaçlarını belirlemek ve çözüm önerileri sunmak.

Yöntem: Oda/borsalarımızın TOBB Oda/borsa Akreditasyon Sistemine dâhil olma sürecinde verilecek danışmanlık hizmeti aşağıdaki adımları içermektedir.

Tüm adımlarda Danışman ile Oda/borsanın Akreditasyon sorumlusu, Genel Sekreterin koordinasyonunda, telefon ve elektronik posta gibi araçlarla sürekli iletişim halinde bulunur.

Danışman 1., 2. ve 3. maddelerin sağlıklı bir biçimde gerçekleştirilmesi için en az 2 defa olmak üzere oda/borsayı ziyaret eder.

Talep gelmesi durumunda ve/veya gerektiğinde danışman oda/borsayı ziyaret eder.

Bunların dışında danışman, TOBB Oda/borsa Akreditasyon Sistemi ile ilgili diğer çalışmaları kendi mekânında yürütür.

ADIMLAR:

1.       TOBB ODA/BORSA AKREDİTASYON SİSTEMİNİN TANITILMASI: Sistemin felsefesi ve bileşenlerinin gerekçeleri ile Yönetici ve Çalışanlara, detaylı biçimde, etkileşimli eğitim ile sunulması.

2.       ODA/BORSANIN AKREDİTASYON SİSTEMİ GEREKLİLİKLERİ AÇISINDAN İNCELENMESİ VE NOKSANLIKLARIN BELİRLENMESİ: Sistemin “Temel Yeterlilikler” ve “Temel Hizmetler” bileşenlerinin, alt maddeler bazında, oda/borsada ne düzeyde uygulandığının detaylarıyla incelenmesi, inceleme sonucunda ortaya çıkan noksanlıkların belirlenmesi.

3.       EKSİKLİKLERİN GİDERİLMESİ İÇİN ÖNERİLERİN SUNULMASI: Maddeler bazında ortaya çıkan noksanlıkların çözümüne ilişkin önerilerin hazırlanması.

 

 

 


 

ODA/BORSALAR İÇİN STRATEJİK PLANLAMA DANIŞMANLIĞI

Amaç: Oda ve Borsalarımızın orta ve uzun vadede varmak istedikleri konumu belirlemek ve bu yere ulaşabilmeleri için gerekli olan hedef ve stratejileri, kaynaklarıyla beraber, ortaya koymak.

Oda ve borsalarımızın hizmetlerini verimli hale getirmeleri ve çağdaş oda/borsacılık anlayışına uygun yönetim sergilemelerini sağlamak için geliştirilmiş olan TOBB Oda/borsa Akreditasyon Sisteminin gereklerinden biri olan ve “İş Planlaması ve Yönetimi” çerçevesinde gerçekleştirilmesi gereken “Stratejik Plan”ın, oda ve borsalarımızda planlama kültürünün yerleşmesine önemli ölçüde katkı sağlayacağı düşünülmektedir.

Her ne kadar, Stratejik Planların kurumların kendileri tarafından hazırlanması gerekliliği önemli bir prensip ise de, planın hazırlanma sürecinde danışmanların rolü de inkâr edilememektedir.

Oda/borsalarımızda Stratejik Plan hazırlıklarının hem Stratejik Planlamayı hem de oda/borsacılığı iyi bilen uzmanların denetiminde yürütülmesi kritik öneme sahip bir karardır.

Yöntem: Oda/borsalarımızda Stratejik Plan hazırlama sürecinde verilecek danışmanlık hizmeti aşağıdaki adımları içermektedir.

Tüm adımlarda Danışman ile oda/borsanın Stratejik Plan sorumlusu, Genel Sekreterin koordinasyonunda, telefon ve elektronik posta gibi araçlarla sürekli iletişim halinde bulunur.

Danışman,  1.1. ve 2.3. maddelerinin gerekleri olan “etkileşimli eğitim” ve paydaşlarla gerçekleştirilecek olan “çalıştay” veya “beyin fırtınası” toplantıları için oda/borsaya en az iki defa ziyaret gerçekleştirir.

Bu maddelerin dışındaki maddeler için de, talep gelmesi durumunda ve/veya gerektiğinde danışman oda/borsayı ziyaret edecektir.

Bunların dışında, danışman Stratejik Plan ile ilgili diğer çalışmaları kendi mekânında yürütecektir.

ADIMLAR:

1.       HAZIRLIK ÇALIŞMALARI:

1.1.             Planın sahiplenilmesinin sağlanması (yöneticilere ve çalışanlara ayrı ayrı eğitim verilmesi): Neden Stratejik Planlama? Kurumsallaşma nedir? Çağdaş Yönetim anlayışı nasıl olmalıdır? Kurumsal Yönetim nedir? Oda/borsaların varlık sebepleri nedir? TOBB Oda/Borsa Akreditasyon Sistemi ve Felsefesi nedir? Stratejik Planlamanın adımları nelerdir? Sorularının yanıtlarının tartışmalı biçimde alınacağı etkileşimli eğitim.

1.2.             Stratejik Planlanın hazırlanması için gerekli ihtiyaçların tespiti: Stratejik Planın hazırlanması için gerekli olan eğitim, danışmanlık, veri ve kaynak ihtiyaçlarının belirlenmesi.

1.3.             Stratejik Planın iş-zaman planının hazırlanması

2.       DURUM ANALİZİ:

2.1.             Yasal Yükümlülükler ve Mevzuat analizi: Tüm oda/borsaların uymakla yükümlü olduğu kanun ve ilgili ikincil mevzuatın belirlenmesi.

2.2.             Faaliyet ve hizmetlere yönelik kurumsal kapasitenin belirlenmesi, süreçlerin etkinlik analizi: Oda ve borsalarda gerçekleştirilen tüm hizmetlerin belirlenerek, süreç yaklaşımıyla, ana ve alt süreçlerin tanımlanıp, ilişkilerinin ortaya konması ve etkinliklerinin değerlendirilmesi.

2.3.             Paydaş analizi ve paydaş toplantısı: İç ve dış paydaşların belirlenmesi, önceliklendirmelerin yapılması, önemli paydaşlarla çalıştay veya beyin fırtınası niteliğinde toplantılar yapılarak, Güçlü ve Zayıf yanların belirlenmesi, Fırsat ve Tehditlerin ortaya konması, oda/borsalardan beklentilerin ve bölgesel ve sektörel sorunların tespit edilmesi

2.4.             Kurum içi analiz: Oda/borsanın mali, beşeri, entelektüel, teknolojik ve gayrimenkul birikimlerinin belirlenmesi, yönetim anlayışının ortaya konarak güçlü ve iyileştirilemeye açık tarafların belirlenmesi.

2.5.             Çevre analizi: Oda/borsacılık alanında bölgesel, ulusal ve uluslararası nitelikte olumlu ve olumsuz akımların belirlenmesi.

3.       GELECEĞİN PLANLANMASI:

3.1.             Misyon, Vizyon ve Temel Değerlerin belirlenmesi: Oda/borsanın var oluş sebebi, orta ve uzun vadede olmak istediği yer ve bu konuma ulaşırken savunduğu ve bağlı kaldığı etik ve temel değerler.

3.2.             Amaçlar, Hedefler, Performans Göstergeleri ve Stratejilerin belirlenmesi: Oda/borsayı belirlemiş olduğu vizyona taşıyacak amaçlar, amaçların gerçekleşmesini sağlayacak hedefler ve kurumu hedeflerine ulaştıracak stratejilerin tutarlı bir bütünlük ve hiyerarşik yapı içerisinde belirlenmesi, Planın performansını ölçmeye yarayacak, hedeflere ilişkin performans göstergelerinin sağlıklı bir biçimde belirlenmesi.

4.       MALİYETLENDİRME: Oda/borsanın stratejik planının, yıllık bazda ve toplam olarak, stratejiler üzerinden maliyetlerinin belirlenmesi, bu maliyetlerin kaynağının bütçe ile ilişkilendirilmesi,

5.       İZLEME VE DEĞERENDİRME: Stratejik Planın uygulanmasında ortaya çıkacak uygunsuzlukların belirlenerek gerekli önlemlerin alınmasına olanak sağlayacak bir izleme-değerlendirme yönteminin belirlenmesi.

 

Tüm Danışmanlık Hizmetleri